Приложение и админка для премиальной аренды «Ключи Москвы»

Как сервис работал до приложения

«Ключи Москвы» сдают квартиры в премиальных жилых комплексах Москвы: High Life, Neva Towers, Capital Towers, Prime Park и ещё полутора десятках ЖК. В управлении у компании больше 300 квартир. Арендатор получает не только ключи, но и сервис: личного менеджера, мастеров, уборку, консьержа и аварийную службу 24/7. Многие клиенты — компании, которые снимают квартиры для своих сотрудников.

До приложения весь этот сервис держался на людях и мессенджерах. Счета на аренду и ЖКУ приходили на почту PDF-файлом, а в конце месяца менеджер обзванивал тех, кто не заплатил. Показания счётчиков присылали фотографиями в WhatsApp, и менеджер переписывал цифры в таблицу. Чтобы вызвать сантехника или заказать пропуск гостю, нужно было дозвониться. Договор, акты и опись лежали у кого в почте, у кого в бумажной папке.

Что мы увидели, когда разобрали процессы

• Мы выгрузили переписку менеджеров за три месяца. 63% сообщений были про одно и то же: пришлите счёт, примите показания, закажите пропуск, вызовите мастера, когда он придёт.

• Каждый пятый платёж за аренду приходил с опозданием, в среднем на 9 дней. Менеджеры тратили время на напоминания, а у компании в конце месяца появлялись кассовые разрывы.

• Показания вовремя передавали только 58% жильцов. Остальным ЖКУ считали по нормативу, а потом начинались споры из-за перерасчётов.

• Аварийные заявки тонули среди обычных сообщений. Протечку, о которой написали ночью, могли увидеть только утром.

• О продлении договора вспоминали за пару недель до конца срока. Многие арендаторы к этому моменту уже присматривали другую квартиру.

Что нужно было сделать

• Дать арендатору платить аренду и ЖКУ в пару касаний и подключать автоплатёж.

• Перенести в приложение всё, ради чего пишут менеджеру: показания, мастера, пропуска, документы.

• Отделить аварии от обычных заявок и считать время реакции.

• Сделать отдельный кабинет для компаний, которые снимают несколько квартир.

• Показывать свободные квартиры будущим арендаторам и давать записаться на просмотр.

• Собрать квартиры, договоры, счета и заявки в одной админке, чтобы приложение брало данные оттуда.

Приложение для арендаторов: 34 экрана и 13 сценариев

Мы собирали приложение вокруг того, ради чего арендаторы писали менеджеру. Самое важное видно сразу на главной: сколько и когда платить, что с заявкой, когда передавать показания. Всё остальное — в одно-два касания. Суммы и личные данные на скриншотах размыты.

Вход по номеру телефона

Доступ в приложение выдаёт менеджер после подписания договора. Арендатор входит по номеру телефона и коду из SMS, пароль придумывать не нужно. Код подставляется сам, а дальше приложение открывается по Face ID.

Главная, «Мой дом» и новости

На главной всё, что важно сегодня: сколько и до какого числа платить за аренду, когда передавать показания, что с заявкой. Тут же быстрые кнопки: заявка, пропуск, документы и аварийная служба. В разделе «Мой дом» собраны инфраструктура ЖК, карта и метро, а в новостях — объявления управляющей компании про отключения, проверки и работы во дворе.

Уведомления и платежи

Уведомления разложены по темам: платежи, сервис и дом. В «Платежах» видно, сколько и до какого числа оплатить, что придёт скоро и что уже оплачено. Счёт за ЖКУ расписан по строкам: свет, горячая и холодная вода, водоотведение. Внизу сравнение с прошлыми месяцами, чтобы не было вопросов, откуда взялась сумма.

Оплата и автоплатёж

Оплатить можно по СБП без комиссии или привязанной картой. Чек приходит сразу, а о следующем платеже приложение напомнит за три дня. Автоплатёж сам списывает аренду, а для ЖКУ можно поставить лимит: если счёт окажется больше, приложение сначала спросит.

Показания счётчиков по фото

Раньше показания присылали фотографией в WhatsApp, а менеджер переписывал цифры в таблицу. Теперь арендатор наводит камеру на счётчик, приложение само распознаёт цифры и сравнивает расход с прошлым месяцем. Если что-то не распозналось, цифры можно поправить руками.

Сервис и аварийная служба 24/7

Все услуги собраны в одном разделе: сантехник, электрик, замки, ремонт мебели и техники, кондиционер, умный дом. У каждой услуги видно, через сколько приедет мастер. Аварии вынесены отдельно: протечка, нет света или отопления, не получается попасть домой. Такая заявка сразу уходит дежурному, а позвонить диспетчеру можно в одно касание.

Заявка, консьерж и пропуска

Заявку описывают своими словами, прикладывают фото и выбирают удобное время. Если арендатора не будет дома, консьерж сам откроет квартиру мастеру. Вся история заявки и переписка с сервисом — в одном окне. Во вкладке «Консьерж» заказывают пропуск гостю, гостевую парковку и доставку посылки до двери. Гость получает QR-код и показывает его на ресепшене.

Личный менеджер, профиль и документы

У каждого арендатора есть личный менеджер, написать ему можно прямо из приложения. Менеджер и сам предлагает услуги, например почистить кондиционер перед зимой, а записаться можно одной кнопкой. В профиле — договор, жильцы, показания и автоплатёж. В документах — договор, акт, опись имущества с фотографиями и справки для работодателя или визы.

Договор и продление

Условия договора всегда под рукой: сроки, дата оплаты, залог. Задолго до конца срока приложение предлагает продлить договор. Арендатор выбирает срок, менеджер готовит допсоглашение, и его подписывают прямо в приложении.

Жильцы и доступы

Арендатор сам добавляет тех, кто живёт с ним: семью или помощницу по дому. Каждому можно дать свои права: заявки, пропуска, показания. Платежи и документы видит только арендатор. Новому жильцу приходит SMS со ссылкой на приложение, а менеджер подтверждает его в течение дня.

Каталог квартир и карта

Приложением пользуются и те, кто только ищет квартиру. Свободные квартиры можно смотреть списком или на карте, фильтровать по ЖК, метро и планировке. В карточке — фото, цена, площадь, этаж, ремонт и вид из окон.

Карточка квартиры и запись на просмотр

Ниже в карточке — что есть в квартире, инфраструктура дома и сервис, который арендатор получает с первого дня. На просмотр записываются сразу: выбирают день и время, вживую или по видео. Понравившиеся квартиры сохраняются в избранном и не теряются при смене телефона.

Кабинет для компаний

Многие клиенты «Ключей Москвы» — компании, которые снимают квартиры для сотрудников. Для них сделали отдельный кабинет: все квартиры и договоры компании, кто где живёт, заявки сотрудников и общий долг. Счета оплачивают пачкой или одной кнопкой отправляют в бухгалтерию, там же скачивают акты и акт сверки.

Админ-панель: одна база для приложения, сайта и команды

Приложение берёт все данные из админки. Менеджер выставил счёт — арендатор сразу видит его в приложении. Мастер закрыл заявку — арендатору приходит уведомление. Через эту же админку команда ведёт каталог квартир на сайте.

Дашборд

Сводка для владельца: поступления, аренда в месяц, просроченный долг, заполняемость, заявки с сайта и работа сервиса. Видно, сколько выставили и сколько оплатили по месяцам, на каком этапе заявки новых клиентов и какие договоры скоро закончатся.

Квартиры

Все квартиры компании в одном списке со статусами: свободна, в резерве, сдана, на ремонте, скрыта. Список фильтруют по ЖК и комнатности, отмечают квартиры для главной страницы сайта и выгружают в CSV.

Карточка квартиры

Здесь заполняют всё, что арендатор видит в каталоге: характеристики, цену и условия, описание, фото, удобства, метро и SEO. Тут же договоры и история проживающих.

Жилые комплексы

Карточки ЖК с классом, районом и галереей. Видно, сколько в каждом комплексе квартир, сколько свободно и сколько уже сдано.

Метро и карта

Для каждого ЖК задают станции метро, время пешком и точку на карте. Эти данные приложение показывает на карте квартир и в разделе «Мой дом».

Справочники

Линии метро, районы, удобства, метки, типы ремонта и вид из окон. Из справочников строятся фильтры в каталоге и посадочные страницы на сайте.

Контрагенты

Карточка арендатора, человека или компании: реквизиты, договоры, задолженность, доступы в приложение и документы. Документы хранятся в зашифрованном виде, а клиент видит только те, что отметил менеджер.

Счета

Все счета на аренду и коммунальные услуги: что выставлено, что оплачено, что просрочено. Счета на аренду за месяц создаются одной кнопкой, а просрочки система находит сама и напоминает арендатору.

Сервисная заявка

Заявка из приложения приходит сюда с адресом, квартирой и контактами. Менеджер назначает ответственного и мастера, ставит срок реакции и переписывается с клиентом. Внутренние заметки клиент не видит.

Услуги и исполнители

Каталог услуг, которые арендатор видит в приложении: аварийные, мастера, клининг. Для каждой услуги задают срок реакции и цену, а заявки уходят исполнителям из списка.

Что получилось

Через полгода после запуска

• Приложением пользуются 89% арендаторов. Большинство устанавливают его в первую неделю после заселения.

• 72% платежей проходят через приложение, 41% арендаторов подключили автоплатёж.

• Платежей с опозданием стало 6% вместо 21%, кассовых разрывов в конце месяца больше нет.

• Сообщений и звонков менеджерам стало на 54% меньше. Один менеджер теперь ведёт 65 квартир вместо 40, и компания взяла в управление ещё 70 квартир без новых сотрудников.

• 94% показаний приходят вовремя, споров из-за перерасчётов почти не осталось.

• Аварийная заявка сразу попадает к дежурному, средняя реакция — 17 минут.

• Договор продлевают 81% арендаторов вместо 63%.

• Свободная квартира простаивает в среднем 21 день вместо 33: треть просмотров теперь бронируют через приложение.

Арендаторы «Ключей Москвы» платят в том числе за то, чтобы не думать о быте. Поэтому мы делали приложение так, чтобы любой вопрос решался без звонка: оплатить, вызвать мастера, пустить гостя, продлить договор. А менеджер остался для живого общения, а не для пересылки счетов.

Родион Штерн, арт-директор AZIMERA

Кому подойдёт такое приложение

• Компаниям, которые сдают квартиры в аренду и берут на себя сервис.

• Управляющим компаниям жилых комплексов и бизнес-центров.

• Девелоперам, которые хотят дать жителям сервис после заселения.

• Сервисным апартаментам и апарт-отелям.